Ghidul privind documentația de accesare și justificare a sprijinului financiar alocat pentru construirea sau repararea lăcașurilor de cult sau pentru alte activități desfășurate de unitățile de cult

De la 1 ianuarie 2023 procesul de accesare, alocare şi justificare a sprijinului financiar acordat prin bugetul Secretariatului de Stat pentru Culte este gestionat exclusiv prin intermediul platformei digitale disponibile la adresa 

https://online.culte.ro/depuneredosare/

1. Cadrul legislativ

Acordarea și justificarea sprijinului financiar se fac în baza prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 82/2001 privind stabilirea unor forme de sprijin financiar pentru unităţile de cult aparţinând cultelor religioase recunoscute din România, cu modificările şi completările ulterioare și ale H.G. nr. 1470/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea prevederilor O.G. nr. 82/2001, republicată (anexată).

1. Elementele necesare întocmirii unei documentații de solicitare de sprijin financiar
2. a) cererea-tip;
3. b) devizul de lucrări pentru construcții și reparații, pictură sau mobilier bisericesc, programe de asistență socială sau evenimente cultural-religioase, întocmit potrivit reglementărilor în vigoare, pentru lucrările rămase de executat, datat pe anul în curs, semnat și ștampilat de către reprezentantul unității de cult și de către reprezentantul persoanei juridice (firmei) care l-a întocmit (sau a celei executante); în situația în care lucrările sunt începute, devizele pe reparații și construcții trebuie vizate și de către diriginții de șantier;

În situația în care se solicită sprijin financiar pentru lucrări de proiectare în vederea restaurării lăcașurilor de cult clasate în categoria monumentelor istorice, în locul devizului se va transmite oferta de proiectare detaliată pe etape de lucrări (cu costurile aferente), datată pe anul în curs și semnată și ștampilată de către proiectant și de către reprezentantul unității de cult.

În situația în care se solicită sprijin financiar pentru achiziționarea unui imobil, în locul devizului se va transmite un precontract/promisiune/antecontract de vânzare-cumpărare încheiat în anul în curs între unitatea de cult solicitantă și vânzător.

În situația în care se solicită sprijin financiar pentru lucrări de pictură, sau restaurare a picturii, este necesar să fie transmis și proiectul de pictură aprobat de către Comisia de Pictură Bisericească (pentru cultele care au constituită Comisia de Pictură Bisericească), în vederea determinării suprafeței totale de pictat / restaurat.

1. c) autorizaţia de construire valabilă (în situația în care lucrările din deviz necesită eliberarea acesteia – construcții sau reparații capitale), eliberată potrivit Legii nr. 50/1991 privind autorizarea executării lucrărilor de construcţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau legislației aplicabile în țara pe teritoriul căreia se află lăcașul de cult aparținând cultului recunoscut din România;
2. d) în cazul monumentelor istorice şi al bunurilor din patrimoniul cultural naţional, se va prezenta şi avizul eliberat de instituţiile specializate în domeniul patrimoniului cultural naţional, potrivit legislaţiei în vigoare privind restaurarea şi conservarea monumentelor istorice şi a bunurilor din patrimoniul cultural naţional;
3. e) în cazul lucrărilor de pictură a lăcaşurilor de cult aparţinând eparhiilor Bisericii Ortodoxe Române, se va prezenta şi avizul eliberat de către Comisia de Pictură Bisericească;
4. f) în cazul solicitărilor privind asistenţa socială, se va depune proiectul acţiunii respective, datat și semnat de către reprezentantul unității de cult, care să detalieze activitatea care se desfășoară (sau urmează să se desfășoare), programul, necesitatea și scopul acesteia, precum și grupul ţintă şi obiectivele urmărite.
5. g) în cazul solicitărilor privind organizarea unui eveniment cultural-religios, se vor prezenta și următoarele documente:

• Prezentarea evenimentului cultural-religios, datată pe anul în curs, semnată și ștampilată de către reprezentantul unității de cult;
• Programul evenimentului cultural-religios, detaliat pe ore și pe zile, semnat și ștampilat de către reprezentantul unității de cult;
• Lista participanților evenimentului cultural-religios, datată pe anul în curs, semnată și ștampilată de către reprezentantul unității de cult;
• Oferte (minim 3) pentru fiecare element cuprins în deviz (cazare, volume, pixuri, afișe, bannere, etc.), datate pe anul în curs și semnate și ștampilate de către beneficiar și ofertant, în deviz fiind menționată ofertă cu valoarea cea mai mică;
• Lista de distribuire pentru fiecare element cuprins în deviz (volume, articole de papetărie, bannere, etc.), în cazul în care numărul de exemplare/bucăți depășește numărul de invitați/participanți.

În cazul devizelor pentru organizarea unui eveniment cultural-religios, acestea pot fi semnate și ștampilate doar de către reprezentantul unității de cult.

1. h) avizul cultului sau al unităţii centrale de cult, pe anul în curs, pentru obţinerea sprijinului financiar de la Secretariatul de Stat pentru Culte;
2. i) certificatul de înregistrare fiscală;
3. j) adeverinţă certificată de bancă sau extras bancar prin care este precizat codul IBAN al unităţii de cult solicitante;
4. k) documente care să ateste acreditarea și licențierea serviciilor sociale sau medicale, după caz;
5. l) declaraţie-tip pe propria răspundere a solicitantului că va folosi sprijinul financiar solicitat exclusiv pentru realizarea lucrărilor menţionate în documentaţia ataşată cererii-tip;
6. m) acte care să ateste proprietatea asupra imobilelor în care se desfăşoară, sau urmează să se desfășoare activităţi sociale, medicale şi de învăţământ teologic pentru care se solicită sprijin financiar;
7. n) fotografii (de ansamblu și de detaliu) ce atestă stadiul existent al obiectivului ce impune executarea de lucrări pentru care se solicită sprijin financiar, datate;

  III.  Paşii întocmirii dosarului

• Cererea tip.

• Se ia în considerare doar acest model (vezi anexa).
• Toate rubricile sunt obligatorii: dacă nu este cazul să se completeze unele rubrici, se pune o cratimă.
• La rubrica „Obiectul cererii” se detaliază tipul de lucrări pentru care este solicitat sprijinul financiar.
• Valoarea devizului lucrărilor (conform devizului anexat) rămase de executat cuprinde, dacă este cazul, și T.V.A..
• Stadiul lucrărilor pentru construcţii: organizare de şantier, cota 0, cota +4, cota +10, în roşu, finisare etc.; stadiul lucrărilor pentru pictură: în procent din totalul suprafeţei de pictat.
• Lipsa menţionării sprijinului financiar primit anterior de la Secretariatul de Stat pentru Culte sau din partea altor instituții publice atrage nulitatea cererii.
• Dacă sumele primite anterior nu au fost justificate în totalitate, solicitarea nu se ia în considerare pentru alocarea unui nou sprijin financiar.
• Semnătura şi ştampila solicitantului sunt obligatorii.
• Se bifează la anexe actele care au fost ataşate dosarului.

• Declaraţia-tip pe propria răspundere
  • Se ia în considerare doar acest model (vezi anexa).

• Devizul de lucrări
  • Este la preţuri actualizate (în lei), pentru lucrările rămase de executat.
  • Este analitic şi cuprinde detaliat lucrările care vor fi efectuate şi cantităţile de materiale (ca model se recomandă folosirea formularului F3 sau listele cu cantităţile de lucrări pe categorii de lucrări, menționate la litera C din Anexa 10 a H.G.  nr. 907/2016.
  • Trebuie semnat, datat şi ştampilat  de către solicitant, de ofertant cât și de dirigintele de specialitate.

• Certificatul de înregistrare fiscală (CIF) este necesar pentru identificarea persoanei juridice.

• Extrasul de cont bancar este necesar pentru evidenţierea codului IBAN.

• Din fotografii trebuie să rezulte stadiul actual al lucrărilor pentru fiecare categorie de lucrări propuse a se executa în devizul analitic. Acestea se datează şi vor fi ştampilate şi semnate de solicitant.

• Proiectul de asistenţă socială cuprinde detalierea activităţii, programul, necesitatea,  scopul, grupul ţintă şi obiectivele. Se sprijină doar activităţile şi evenimentele organizate de cultele religioase.
•       Extrasul de Carte Funciară pentru anul în curs sau alt document care atestă proprietatea, asupra imobilelor în care se desfășoară activități sociale, medicale și de învățământ teologic pentru care se solicită sprijin financiar;

• Toţi paşii de mai sus sunt obligatorii pentru ca dosarul să fie eligibil. Nu se admit documente care prezintă ștersături sau adăugiri, sau ilizibile, iar în cazul cererii – rubrici necompletate.

FOARTE IMPORTANT!

     ”Documentaţiile incomplete vor putea fi completate în termen de maximum 30 de zile de la data depunerii cererii; în caz contrar, acestea nu vor fi propuse pentru alocarea fondurilor solicitate. O nouă cerere de alocare a unui sprijin financiar va mai putea fi depusă numai în anul calendaristic următor”,  conform art. 14, alin. ( 2 ) și ( 3 ) din Anexa 1 a H.G. nr. 1470 / 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea prevederilor O.G. nr. 82 / 2001, republicată.

Cererile de alocare a sprijinului financiar se depun anual. Acestea trebuie încărcate  pe platforma electronică de la adresa https://online.culte.ro/depuneredosare/.  

Fiecare document încărcat pe platforma electronică trebuie să fie în format pdf și semnat electronic de reprezentantul unității de cult sau de reprezentantul unității centrale de cult. 

1. Alocarea sprijinului financiar

Sumele acordate vor fi virate în contul unității de cult solicitante. În cazul în care contul este trecut greşit, sumele se vor vira în conturile eparhiei aparţinătoare sau unităţii centrale de cult, urmând să fie transmise unității de cult solicitante în maximum 5 zile lucrătoare (conform art. 16, alin. (3) din Anexa 1 a H.G. nr. 1470/2002).

1. Justificarea sprijinului financiar

Dosarul de justificare pentru sprijinul financiar acordat trebuie să cuprindă următoarele:

1. Adresă de înaintare (vezi anexa);
2. Centralizatorul documentelor anexate care trebuie să cuprindă facturile şi dovada plăţii acestora (ordin de plată, chitanţe sau bonuri fiscale), vezi anexa;
3. Extrasul de cont bancar prin care se face dovada primirii banilor de la Secretariatul de Stat pentru Culte;
4. Facturile fiscale, însoţite de chitanţe sau ordine de plată sau bon de casă; documentele justificative trebuie să fie întocmite potrivit reglementărilor în vigoare privind activitatea financiar-contabilă, cu respectarea dispozițiilor Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, ale Legii nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată și ale O.U.G. nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată;
5. Pentru procurări de materiale de la particulari, chitanţele de mână prin care se atestă plata acestora, vor cuprinde în mod obligatoriu numele şi prenumele vânzătorului în clar, precum şi datele de identitate. Chitanţele vor fi certificate, obligatoriu, de primar sau de un împuternicit al acestuia;
6. Raportul de justificare (vezi anexa). Lipsa menţionării sprijinului financiar primit de la Secretariatul de Stat pentru Culte sau din partea altor instituții publice atrage nulitatea raportului de justificare.
7. Facturile aferente executării lucrărilor de construire, reparație, pictură vor fi însoțite de un proces verbal de recepție parțială/finală (avizat și de unitatea centrală de cult) a lucrărilor de construcție, reparație, pictură executate din sprijinul financiar primit de la Secretariatul de Stat pentru Culte și, după caz, de situații de lucrări, contracte, acte adiționale, anexe contract/contracte, note privind stadiul lucrărilor, vizate de diriginții de specialitate. În cazul monumentelor istorice sau obiectelor de patrimoniu, documentaţia aferentă lucrărilor de restaurare necesită a fi însoţită de viza expertului restaurator atestat  de Ministerul Culturii;
8. Extrasul de cont cu dovada constituirii garanției de bună execuție (în cazul în care în contractul de execuție a lucrărilor dintre unitatea de cult și executant se menționează constituirea garanției de bună execuție);
9. Facturile de avans vor fi însoțite de facturi de regularizare a avansului;
10. Actele justificative vor fi însoțite de fotografii (de ansamblu și de detaliu) datate, care atestă stadiul lucrărilor executate sau materialele achiziționate și sunt în directă și strânsă legătură cu cele depuse la dosarul de solicitare a sprijinului financiar.
11. Pentru lucrările de pictură bisericească se vor trimite o copie a documentului de plată și o copie a ordinului de plată care face dovada virării impozitului pe venit, contribuțiile individuale de asigurări sociale, asigurări sociale de sănătate și asigurări de șomaj, conform legii, în cazul în care lucrările de pictură sunt executate ca activitate dependentă, de un pictor angajat de unitatea de cult, prin contract de prestări de servicii încheiat în baza Codului civil. Pentru lucrările de pictură bisericească executate către o persoană fizică autorizată se vor trimite documentele justificative prevăzute la punctul 4;
12. Contractul de vânzare-cumpărare imobil/teren, certificat, precum şi traducerea legalizată a acestuia  (după caz) și dovada proprietăţii: extrasul privind înscrierea în cartea funciară / registrul de proprietate asimilat, fără a fi grevat de sarcini;
13. Pentru lucrările de pictură se vor atașa proiectul de pictură cu viza Comisiei de Pictură Bisericească și contractul de lucrări pictură cu viza Comisiei de Pictură Bisericească.
14. Facturile aferente lucrărilor de proiectare vor fi însoțite de un proces-verbal de            predare-primire a părţilor componente ale proiectului (studiu preliminar, geotehnic, expertiză tehnică de rezistenţă şi stabilitate, etc.). Documentaţia din procesul verbal de predare-primire va fi atașată dosarului de justificare.
15. La justificarea sprijinului pentru organizarea unui eveniment cultural-religios, facturile pentru cazare, masă, transport pot fi emise până cel mai târziu 15 ale lunii următoare desfăşurării evenimentului. În situaţia în care se prezintă la justificare facturi fiscale ce conţin servicii de cazare, acestea trebuie să fie însoţite de o diagramă a cazării, semnată şi ştampilată de către emitent, care să cuprindă următoarele informaţii pentru fiecare persoană cazată: nume şi prenume, tipul camerei, perioada de cazare, seria şi numărul cărții de identitate.

   NOTĂ:

• chitanţele care atestă plăţi trebuie să cuprindă în mod obligatoriu în conţinutul lor următoarele: scopul plăţii, operaţiunea pentru care se face plata, numărul şi data eliberării;

FOARTE IMPORTANT:

•  documentele justificative trebuie sa fie lizibile şi să NU prezinte ştersături;
• facturile, ordinele de plată, chitanţele, bonurile fiscale trebuie să fie emise numai în perioada în care beneficiarul sprijinului are dreptul să utilizeze fondurile;
• documentele justificative aferente sprijinului financiar alocat în anul 2023 vor fi încărcate în aplicația informatică depunere dosare în format pdf și vor purta semnătura electronică care va certifica conformitatea cu originalul;
•   documentele justificative aferente sprijinului financiar alocat în anul 2022 vor fi depuse pe suport de hârtie, cu menţiunea “conform cu originalul” şi certificate prin aplicarea ştampilei şi a semnăturii beneficiarului ajutorului financiar;
• Documentele justificative trebuie să fie întocmite potrivit reglementărilor în vigoare privind activitatea financiar-contabilă.

 

Nu se vor admite la justificare:

• documente care conţin achiziţii de materiale sau prestări de servicii, altele decât cele pentru care a fost acordat sprijinul financiar. Se vor lua în calcul doar cele care sunt prevăzute în  devizul prezentat la dosarul de acordare;
• ştersături sau corecţii, chiar dacă sunt asumate prin semnătură şi ştampilă de către emitent pe următoarele documente: facturile fiscale, ordinele de plată, chitanţele;

• procese verbale de custodie pentru bunurile şi materialele achiziţionate.
• facturi emise înainte de primirea sprijinului financiar;
• obiectele considerate mijloace fixe cu durata de utilizare mai mare de un an şi preţ unitar inclusiv TVA mai mare de 2.500 lei (ex. centrală termică, cazan, aparat de aer condiţionat, mobilier, calculator, fax, telefon, imprimantă, copiator, obiecte sanitare, etc.).

 

Data limită a justificării:

Potrivit prevederilor cap.4, art.15, alin. (1), litera i) din H.G. 1470/2002, documentele justificative vor fi transmise până cel mai târziu la data de 31 decembrie a fiecărui an. În cazul primirii sprijinului financiar începând cu trimestrul IV (ultimele 3 luni ale anului), justificarea se va face în cel mult 180 de zile de la primirea acestuia.

Unitățile de cult care nu justifică sprijinul financiar conform termenelor precizate la art. 15, alin. (1), lit. i), din H.G. 1470/2002, sunt obligate să restituie sumele rămase nejustificate în maximum 30 de zile de la expirarea termenului de justificare.